Tot ce trebuie să știi despre aranjarea dosarelor de contabilitate
Conform Legii contabilității nr. 82/1991 (republicată în iunie 2007), contabilitatea se ocupă cu înregistrarea cronologică și sistematică, prelucrarea, publicarea și păstrarea informațiilor cu privire la poziția financiară, performanța financiară și fluxurile de trezorerie, atât pentru cerințele interne ale acestora, cât și în relațiile cu investitorii prezenți și potențiali, creditorii financiari și comerciali, clienții, instituțiile publice și alți utilizatori. Toate documentele pe care sunt înregistrate fizic aceste informații și care nu sunt utilizate în activitatea de zi cu zi trebuie arhivate ordonat, în siguranță, pentru a putea fi regăsite și reutilizate ori de câte ori este nevoie.
Arhivarea clasică
În acest sistem, specific marii majorități a agenților economici, arhivarea documentelor cu relevanță pentru contabilitate se realizează prin utilizarea de dosare din plastic cu clip sau cu șină, dosare din carton cu clip sau cu șină, în care se stochează documentele. Toate aceste dosare, în funcție de volum și de nevoia de acces, se păstrează în bibliorafturi aranjate în elemente de mobilier special concepute pentru găzduirea lor sau în cutii și containere de arhivare – pentru acele documente care nu mai sunt utilizate în mod curent.
Pentru a putea accesa rapid informațiile, este necesar ca documentele să fie înregistrate cronologic în registre speciale dedicate și, de asemenea, documentele importante să fie marcate, în interiorul dosarelor, cu indecși autoadezivi sau cu separatoare. Este recomandat ca, pe coperta dosarului sau pe prima pagină, să fie realizat un opis ce evidențiază conținutul dosarului, indicând fiecare document și numărul de pagini conținute. Pentru fiecare biblioraft se vor utiliza etichete care să indice informații relevante pentru regăsirea documentelor, precum: perioada de timp, tipul de documente, numere de înregistrare etc.
În cazul utilizării containerelor de arhivare, documentele contabile vor fi stocate în mape din carton sau în dosare din plastic ori carton, pe care sunt inscripționate date relevante pentru regăsirea rapidă a informațiilor sau a documentelor. Este necesar ca fiecare container de arhivare să fie inscripționat, astfel încât să permită regăsirea rapidă a documentelor. Pentru stocarea în siguranță a containerelor de arhivare, este necesară alocarea unui spațiu închis, protejat împotriva incendiilor sau a inundațiilor, în care temperatura și umiditatea să fie atent controlate, iar accesul la documente să permis doar persoanelor autorizate.
Arhivarea digitală
Inovația tehnologică și dezvoltarea extraordinară a tehnologiilor IT&C au impus pe piață utilizarea unei alte modalități de arhivare a documentelor – arhivarea digitală. În esență, acest concept presupune scanarea și stocarea în format digital a documentelor imprimate sau scrise, în scopul păstrării în siguranță, dar și a regăsirii mult mai rapide a informațiilor necesare.
Deși par a fi două operațiuni banale, scanarea și stocarea documentelor în format digital sunt provocări ce implică identificarea de soluții hardware și software suficient de puternice și versatile pentru a permite:
- scanarea rapidă a documentelor;
- salvarea lor în formate accesibile de către marea majoritate a dispozitivelor electronice;
- posibilitatea accesării lor în funcție de mai multe criterii – numere sau date de înregistrare, cuvinte cheie etc.
Companiile mici și medii, care nu au departamente de contabilitate generatoare de volume mari de documente, apelează în mod frecvent la prestatori de specialitate, capabili să furnizeze,în mod profesionist, acest serviciu de scanare, arhivare și punerea la dispoziția beneficiarilor a documentelor. Beneficiile unei astfel de opțiuni depășesc cu mult costurile asociate acestui serviciu: documentele sunt păstrate în siguranță, pot fi accesate rapid și sigur de oriunde prin intermediul tehnologiei cloud și nu sunt necesare investiții în tehnologie pentru stocarea informației digitale.
În prezent, o afacere profitabilă și eficientă depinde, în mare măsură, de modul în care structurile interne sunt capabile să gestioneze documentele și informațiile. În cazul departamentului de contabilitate, arhivarea corectă și într-un mod care să permită o regăsire rapidă a documentelor este esențială pentru funcționarea normală a întregii structuri.