Biroul unui contabil organizat: 6 lucruri esențiale pentru desfășurarea activității

Multe cifre, atenție la calcule și rigurozitate în timpul de lucru. Dacă activezi sau îți dorești să lucrezi în domeniul contabilității, iată cele 6 lucruri esențiale pentru o bună desfășurare a activității la birou.

Laptop

Orice contabil are nevoie de un laptop sau un calculator pentru a-și desfășura activitatea. Un contabil modern, care are nevoie de portabilitate, va alege cu siguranță un laptop. Din fericire, nu ai nevoie de un laptop de ultimă generație pentru jobul acesta. Totuși, trebuie să ai în vedere câteva aspecte atunci când îl alegi:

• Ecran de cel puțin 15 inchi. În unele cazuri, se recomandă și utilizarea celui de-al doilea ecran, adică un monitor pe care să îl ai pe birou.
• Tastatură numerică eficientă. În caz contrar, poți achiziționa una separat, pe care să o conectezi la laptop prin USB. 
• Stocare suficientă și rapidă. Un hard disk SSD de 480 GB ar fi perfect.
• Memorie RAM. Cum vei lucra, de cele mai multe ori, multitasking, ține cont ca laptopul să aibă între 4 și 8 GB RAM. 

 

Ai în vedere și igiena mâinilor, mai ales că pe orice tastatură și birou se acumulează praf și sunt prezenți germeni sau bacterii. Un dezinfectant maini este ideal să îl folosești în timpul unei zile de lucru. 

Calculator digital

Instrumentul sfânt pentru fiecare contabil din lumea asta este calculatorul digital de birou. Acesta îți oferă un mare ajutor în calcularea rapidă și corectă a sumelor contabile necesare.

 

Prin urmare, trebuie să te bazezi pe un calculator digital care să aibă afișaj înclinat, capacitate de afișare de 10-12 cifre, taste supradimensionate, dar și funcții rapide de calcul, precum impozit (Tax-, Tax+), conversie valutară, rădăcină pătrată, opțiunea de procentaj sau rotunjire. 

Tăvițe pentru documente 

Organizarea documentelor financiar-contabile, de zi cu zi, trebuie să fie una perfectă. Evită să te stresezi inutil cu rătăcirea unor anumite documente, pe care le poți pune accidental împreună cu altele. 

 

O idee foarte practică ar fi să ai în vedere tăvițe colorate pentru documentele tale. Poți știi astfel mult mai ușor ce documente aloci fiecărei culori, iar la finalul zilei să ai o organizare excelentă a lor. De exemplu, într-una pui facturi, în alta chitanțe și așa mai departe. În plus, alege un sistem culisabil și care să fie gata de suprapunerea mai multor tăvițe.

Accesorii de perforare și tăiere

Perforatorul trebuie să se regăsească pe biroul tău, fiindcă vei avea nevoie de el. În funcție de cerințele tale, poți alege unul cu mai mult de două perforații. Cel mai important aspect este să ții cont de numărul de foi pe care acesta le poate perfora, de tipul de găuri pe care le face, deoarece unele mai fac și găuri ovale, dar și de mânerul ergonomic care poate reduce forța de presare și asigura astfel un confort mult mai mare în utilizare. 

 

Nu în ultimul rând, din când în când, s-ar putea ca o ghilotina pentru hârtie să fie de ajutor pentru documentele de contabilitate.

Accesorii de prindere și capsare

Capsatorul este un alt instrument de birou, care te va ajuta în organizarea mai multor foi de documente, ce este necesar să se regăsească împreună. Ține cont de adâncimea de pătrundere și de numărul de coli, doar așa capsele vor perfora optim toate documentele. În sens invers, poți să ai în vedere și un decapsator. 

 

Tot pentru organizarea diverselor documente contabile, folosește agrafe și clipsuri dedicate. 

Soluții de organizare și arhivare documente

Documentele financiar-contabile trebuie păstrate, conform normelor în vigoare, pe hârtie sau suport electronic. În Legea contabilităţii nr. 82/1991 vei afla câți ani trebuie să ai în vedere pentru arhivarea lor și a evita astfel posibilele sancțiuni.

 

Soluțiile de organizare și arhivare documente vin așadar în beneficiul tău, începând de la clasicele bibliorafturi, dosare, mape, până la cutii ingenioase de arhivare. În plus, este ideal să ai separatoare pentru bibliorafturi, precum și indecși calendaristici, alfabetici sau numerici. În acest mod, ai certitudinea unei organizări eficiente, cu acces rapid la documentele financiar-contabile de care poți avea nevoie la un moment dat.

 

Cum multe persoane fug de cifre și calcule, te felicităm dacă ai ales un job în contabilitate. Sperăm că vei ține cont de toate detaliile de mai sus, pentru a fi un contabil mereu organizat și în așteptarea unor noi provocări.

 

Sursa foto: https://unsplash.com